Canal News tuvo la oportunidad de conocer el Caso de éxito de la empresa Bridgetech en Colombia, a través de su representante Christian Manzano, quien lo resume como el proyecto más grande de gestión documental en la región, sin que haya evidencia en Latinoamérica de otro proyecto de esta envergadura que esté en ejecución o en etapa de planeación.
Antecedentes
Bridgetech es una empresa que nace en 2010 e inicia sus operaciones comercializando soluciones Alfresco, enfocándose en brindar servicios alrededor de gestión documental y automatización de procesos con enfoque en clientes del sector público, lo que les ha permitido a los largo de estos años, conseguir grandes clientes en el sector público ecuatoriano.
En 2011, Alfresco fue comprada por una empresa enfocada en soluciones de gestión documental o “gestión inteligente de contenidos”, con las que se abrieron varias oportunidades para Bridgetech, ya que gracias a su experiencia en esta solución (Alfresco), la empresa ecuatoriana tuvo la oportunidad de generar una estrategia más amplia con el mercado colombiano, ya que en dicho país no existía un partner robusto como lo había en Ecuador.
Con esta representación, Bridgetech abre formalmente una sucursal en Colombia en julio de 2022 y comienza así, una gestión comercial con presencia de ejecutivos de Ecuador haciendo presencia, buscando oportunidades y posibles clientes en el mercado colombiano.
Se abre oportunidad en la Rama Judicial de Colombia.
En base al esfuerzo y constancia, Bridgetech logra un acercamiento con la Rama Judicial de Colombia, entidad que rige todo el sector judicial, desde la corte suprema de justicia hasta el juzgado más pequeño en cualquiera de las especialidades que tiene el sector judicial del país cafetero.
El trabajo comienza con un requerimiento puntual para el manejo de 3.6 MM de expedientes judiciales colombianos, regados a nivel nacional, y de esta manera consolidar en un solo sistema todos los expedientes, de tal manera que los usuarios judiciales tengan acceso y puedan gestionar esos documentos en un sistema centralizado.
El objetivo de esta implementación era que la entrega de los expedientes sea digital y no en papel entre cada una de las instancias, es decir cuando un juzgado civil recibía una denuncia, la procesaba, y esta tenía un veredicto que podía ser escalado a una corte superior; en ese caso, cuando estas transiciones se daban, el expediente físico impreso se trasladaba con resguardo policial a la nueva dependencia, lo cual involucraba muchos riesgos y un proceso logístico complejo, incluso a veces se perdían expedientes, y no había un seguimiento ni una centralización.
En los últimos años, algunas dependencias, sobre todo las cortes superiores, ya habían adquirido algunos sistemas de gestión documental y ya tenían tecnología digitalizada, pero el deseo de la rama judicial era tener un sistema único para el manejo de expedientes electrónicos.
La justicia colombiana escoge a Bridgetech y Alfresco
Luego de un análisis, y en base a las soluciones disponibles en el mercado, se logró que la Rama Judicial decidiera por la solución Alfresco, por varias razones; la primera es que es una solución que se puede utilizar a nivel mundial, la segunda es que es bastante flexible, y la tercera es que puede manejar todo el ciclo de vida documental, incluyendo las tablas de retención documental, que son muy importantes en el manejo de archivos.
Una vez que decidieron que Alfresco era la opción, hubo la oportunidad de competir con varios proveedores, no solamente de Colombia, sino también de otros países invitados a través del Banco Interamericano de Desarrollo, incluyendo Perú, México y España.
Luego de un análisis del BID, se decidió que Bridgetech fuese la empresa que iba a proveer los servicios a la Rama Judicial.
Implementación
Luego del proceso de adjudicación en 2023, el proyecto estaba contemplado para arrancar el 1ero de enero de 2024 y terminar el 31 de enero de 2024, pero por temas institucionales inicia el 1ero de abril de este año e incluía las siguientes etapas:
- Módulo Validador de Expedientes: La validación significa verificar que el expediente esté bien constituido y que cumpla con las normas que la rama judicial tiene para el manejo de expedientes.
- Módulo Migrador: Facilita la toma de los expedientes validados, ya sea en archivo físico, disco duro, repositorio documental o cualquier otro, la cual se centralizará en Alfresco.
- Módulo del Sistema de Gestión de expedientes electrónicos de la rama judicial.
Christian Manzano, director de Proyecto de Bridgetech dijo que “ha sido un reto técnico y operacional impresionante y muy grande, al interactuar con tantas dependencias, pero al día de hoy el sistema de gestión electrónica ya entró en producción; el módulo de validación está en producción desde hace dos meses, y las instituciones ya los están evaluando y corrigiendo sus expedientes en base a la norma”.
Relevancia del proyecto
Este proyecto es el único que se está ejecutando dentro de la gama de proyectos de la rama judicial de Colombia, de hecho, al ver el buen resultado del sistema de expedientes electrónicos, la presidenta del consejo (máxima autoridad), emitió un decreto el cual indica que todas las dependencias y todos los funcionarios judiciales deberán almacenar obligatoriamente sus expedientes en el sistema implementado por Bridgetech,
“Este decreto asegura que este proyecto se quedará funcionando en la rama judicial por muchos años, para lo cual Bridgetech acompañará en el proceso de apropiación digital desde las dos primeras etapas, y en 2025 continuará con dos etapas más”, además, se están analizando otros casos de uso para Alfresco, aprovechando la infraestructura que ya ha sido adquirida por la rama judicial” destacó el vocero de Bridgetech.
Repercusiones en la región
Con este caso de éxito, una empresa ecuatoriana enfocada en la gestión documental con una sola solución, habrá ejecutado el proyecto más grande de gestión documental en la región, “no existe evidencia en Latinoamérica de que exista otro proyecto de esta envergadura en ejecución o en etapa de planeación” finalizó Manzano.
